Domino Workflow - efektywne zarządzanie kluczowymi procesami biznesowymi

„Organizacja jest na tyle efektywna, na ile efektywne są jej procesy”
G. Rummler, A. Brache

Katarzyna Olszewska

Zmieniające się nieustannie warunki funkcjonowania polskich przedsiębiorstw zmuszają je do ciągłej weryfikacji sposobów zarządzania. Procesy umiędzynarodowienia gospodarki, niezwykle szybki rozwój technologiczny oraz ”wykształcony” konsument świadomy swoich praw i przywilejów, to jedynie trzy najważniejsze czynniki decydujące o ogromnej turbulencji otoczenia.

Kluczem do uzyskania i utrzymywania przewagi konkurencyjnej w otoczeniu, gdzie zmiany są zazwyczaj szybkie, istotne i nieprzewidywalne, jest konieczność wyłonienia, zrozumienia, zaprojektowania bądź udoskonalenia przez firmę najistotniejszych procesów biznesowych. Dlaczego jest to tak ważne? Odpowiedzi należy szukać przede wszystkim w kwestiach związanych z zarządzaniem tzw. „białymi plamami”. „Białe plamy”, to pola w strukturze organizacyjnej, które stanowią obszary działania organizacji, znajdujące się na styku między poszczególnymi działami funkcjonalnymi, i w których zazwyczaj następuje przekazanie pracy z jednego działu do drugiego. Efektywność zarządzania tymi obszarami ogromnie rzutuje na wyniki uzyskiwane przez przedsiębiorstwo, gdyż w tych polach leżą zarówno możliwości, jak i bariery poprawy efektywności. Jak wynika z praktyki, obszary te nie są zazwyczaj rozpoznane, co niestety przyczynia się do uzyskiwania gorszych efektów. Tu dochodzimy do znaczenia procesów. Procesy, czyli ciągi czynności zaprojektowanych tak, aby w ich wyniku powstał produkt lub usługa, przepływają m.in. przez „białe plamy” tworząc wartość dodaną. Dlatego tak ważne jest zidentyfikowanie poszczególnych elementów składających się na cały proces
oraz powiązań między nimi.

Jaki związek ma z tym technologia informatyczna, a zwłaszcza interesujący nas Domino Workflow?

Nawet jeśli funkcjonujemy już w rzeczywistości organizacyjnej skupionej na procesach, to musimy wziąć pod uwagę jeszcze jeden bardzo ważny czynnik – efektywne zarządzanie wyróżnionymi procesami. Technologia informatyczna na pewno jest tym czynnikiem, który umożliwia dokonanie zmian, usprawnia proces zarządzania i właściwie wykorzystana istotnie przyczynia się do tworzenia wartości dodanej. Choć oczywiście nie stanowi
i stanowić nie będzie panaceum na problemy zarządzania. Nie ma też pełnić roli czarodziejskiej różdżki, której zastosowanie w cudowny sposób zmieni rzeczywistość wokół nas.

Domino Workflow jest narzędziem wykorzystywanym do efektywnego zarządzania kluczowymi procesami biznesowymi. Dla tych, którzy stoją przed koniecznością reorganizacji dotychczasowego sposobu pracy i zaprojektowania procesów będzie ogromnym ułatwieniem w zmierzeniu się z tym wyzwaniem oraz pomocą we właściwym założeniu fundamentów. Z kolei tym, którym zarządzanie procesami nie jest już obce, Domino Workflow pomoże zweryfikować i udoskonalić te procesy, które tego wymagają.

Podstawową ideą technologii Domino Workflow jest połączenie odpowiednich ludzi
z właściwymi informacjami, dzięki czemu firma oszczędza czas, podnosi jakość, zwiększa produktywność, a jej klienci są usatysfakcjonowani wyjątkową obsługą.

A jakie są konkretne, wymierne korzyści?
Workflow - oprogramowanie, które organizuje i kontroluje zadania, zasoby i role wymagane do całościowego przeprowadzenia procesu biznesowego. Dostarcza zestaw danych i dokumentów dla każdego elementu zadania i automatycznie przesyła je do użytkownika zgodnie z określonymi zasadami.


Jest ich wiele. Są zdecydowanie zróżnicowane, a ich waga zależy od rodzaju procesu biznesowego podlegającego automatyzacji. Można je podzielić na dwie grupy: związane z powiększaniem wartości dodanej oraz korzyści informatyczne. Te ostatnie ściśle są związane z charakterem oprogramowania.

Do pierwszej grupy należą:
    • znacząca redukcja czasu potrzebnego do realizacji procesu – eliminujesz czas spędzany na fizycznym przemieszczaniu się po firmie związany kompletowaniem, modyfikacją i dostarczaniem odpowiednim osobom wymaganych dokumentów, zastanawianiem się nad tym, gdzie są nasze wąskie gardła (np. jeśli załatwienie podania o pożyczkę wymagało do tej pory 2 tygodni, przy zastosowaniu workflow zajmie ci dzień lub dwa),
    • zwiększenie produktywności przez lepsze zarządzanie pracą – po pierwsze użytkownicy lepiej i łatwiej radzą sobie z organizacją swej codziennej pracy; dzięki automatyzacji segregują i nadają priorytety właściwym częściom zadań, jakie znajdują w swojej skrzynce; najważniejsze i najczulsze czasowo sprawy są wykonywane w pierwszej kolejności; nieefektywność typowej pracy biurowej zostaje wyeliminowana; po drugie, poprzez przypisanie pracownikom określonych ról, wspieranie delegowania pracy, nowe zadania mogą być równomiernie rozłożone i optymalizowane, zwiększając produktywność grupy roboczej jako całości,
    • poprawa obsługi klienta – zredukowany czas obsługi i ulepszone procesy kontroli są jeszcze bardziej znaczące, gdy konkretne zadanie jest inicjowane przez klienta;jest on bardziej usatysfakcjonowany, im szybciej określone działania, jak np. otwarcie rachunku, rozpatrzenie zapytania o pożyczkę itp. są wykonane; dzięki dostarczeniu programu (tzw. agentów) obsługi klienta z możliwością wglądu w status nie rozstrzygniętych części zadań, możesz znacznie ograniczyć niepewność, obawy klienta dotyczące spraw będących w trakcie załatwiania,
    • poprawa procesu kontroli – jeśli reguły biznesowe istnieją tylko w głowach pracowników zachodzi obawa co do właściwego utrzymania jakości i konsekwencji zapewnienia organizacyjnej efektywności. Poprzez sformalizowanie zasad (wprowadzenie reguł do komputera, np. określenia jakie zadania wymagają specjalnego procesu zatwierdzenia albo które dokumenty dodatkowe powinny być dołączone), automatycznie stosowane są zasady jakości i reguły funkcjonowania całej organizacji,
    • efektywniejsza współpraca i dzielenie się wiedzą – podobnie jak „włożenie” reguł do komputera pozwala na udoskonalenie procesu kontroli, tak można „włożyć” do niego również tzw. najlepsze praktyki (best practices) dotyczące procesów biznesowych; dzięki zastosowaniu workflow mogą być one poznane i wykorzystywane w całej organizacji.

Druga grupa korzyści, jakie firma uzyskuje przez zastosowanie technologii Domino Workflow to wspomniane już korzyści o charakterze czysto informatycznym. Należą do nich:
    • ścisła integracja z infrastrukturą i środowiskiem Domino/Notes - w rzeczywistości, Domino Workflow został zbudowany przy użyciu usług już dostarczanych przez Domino i wykorzystuje wszystkie jego zalety, tj. bezpieczeństwo, routing wiadomości, replikacje oraz pozostałe usługi związane z pracą grupową,
    • integracja z Domino.DocDomino.doc i Domino Workflow są ściśle ze sobą powiązane; możesz połączyć możliwości Domino.doc zarządzania cyklem życia dokumentów z możliwościami Domino Workflow do projektowania i zarządzania systemami obiegu pracy do wyznaczania trasy tych dokumentów i pracy w twojej firmie;
    • intuicyjny interfejs – pozwala na szybkie dokonywanie modyfikacji procesów poprzez wizualną reprezentację każdego kroku procesu i wprowadzanie zmian przez wskazanie i kliknięcie,
    • standaryzacja procesów workflow - ogromną korzyścią jest to, że wszystkie aplikacje workflow są projektowane i budowane w ten sam sposób, umożliwiając tym samym modyfikację istniejącego procesu do zdefiniowania i wprowadzenia nowego
    • baza informacji - możliwość zbierania informacji dotyczących procesów biznesowych w jednolity sposób i analiza tych danych wg aplikacji, organizacji, procesów i położenia.
    • niższe koszty prawa własności – bogato rozwinięte środowisko pracy pozwala na projektowanie rozwiązań workflow bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z ekspertyzami programowania; oszczędzasz czas przez przechowywanie i ponowne użycie komponentów workflow.

Literatura:
Domino Workflow: Automating Real – World Business Processes, Domino Workflow White Paper.
  1. M. Hammer, J. Champy, Reengineering w przedsiębiorstwie, Neumann Management Institute, Warszawa 1996.
  2. B. Olszewska, Współczesne uwarunkowania zarządzania strategicznego przedsiębiorstwem, Wyd. Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, Wrocław 2000.
  3. G.A. Rummler, A.P. Brache, Podnoszenie efektywności organizacji, PWE, Warszawa 2000.


Emails
Fundacja24/7PolishStreetPolishStreetHOPE: Wrocław24Google Katalog stron A1A2A3A4A5B1B10B11B12B13B14B15B2B3B4B5B6B7B8B9C1C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C2C20C21C22C23C24C3C4C5C6C7C8C9D1D2D3D3D4D5D6D7D8E1E2G1G2G3G4G5H1H2H3I1I2I3J1J10J11J12J13J14J15J16J17J18J19J2J20J21J22J23J24J25J26J27J28J29J3J30J31J32J33J34J35J36J37J4J5J6J7J8J9K1K2K3K4K5K6K7K8L1L2Ł1M1M2M3M4M5M6N1N10N11N12N13N14N15N16N17N18N2N3N4N5N6N7N8N9O1O10O11O12O13O14O15O16O17O18O19O2O20O3O4O5O6O7O8O9P1P10P11P12P13P14P15P16P17P18P19P2P20P21P22P23P24P25P26P27P28P29P3P30P4P5P6P7P8P9R1R2R3R4R5S1S2S23S3S4S5S6S7S8S9Ś1Ś10Ś11Ś12Ś2Ś3Ś4Ś5Ś6Ś7Ś8Ś9T1T10T11T12T13T14T15T16T17T18T19T2T20T21T22T23T3T4T5T6T7T8T9U1U2U3U4U5W1W10W11W12W13W14W15W16W17W18W19W2W20W21W3W4W5W6W7W8W9Z1Z10Z11Z12Z13Z2Z3Z4Z5Z6Z7Z8Z9 NT00000AAENT00000AB2NT00000AD2NT00000AFANT00000B02NT00000B0ENT00000B26NT00000B2ENT00000B52NT00000B82NT00000B8ENT00000B92NT00000BA6NT00000BB2NT00000BB6NT00000BC6NT00000BDANT00000BE2NT00000BEENT00000BF6NT00000BFENT00000C02NT00000C0ANT00000C12NT00000C1ANT00000C2ENT00000C42NT00000C5ANT00000C7ANT00000C82NT00000CA6NT00000CAENT00000CB2NT00000CB6NT00000CC6NT00000CCANT00000CDENT00000CEANT00000CF2NT00000D02NT00000D0ENT00000D36NT00000D4ENT00000D56NT00000D6ANT00000D7ENT00000D82NT00000D8ENT00000DAANT00000DD2NT00000DEENT00000E02NT00000E22NT00000E2ANT00000E42NT00000E62NT00000E72NT00000E86NT00000E9ENT00000EA2NT00000EB2NT00000EBENT00000ED6NT00000EEANT00000EF6NT00000EFENT00000F0ANT00000F1ENT00000F32NT00000F3ENT00000F56NT00000F6ANT00000F72NT00000F7ANT00000F86NT00000F8ANT00000F9ENT00000FA2NT00000FAANT00000FBENT00000FC2NT00000FDENT00000FF6NT00000FFANT00001012NT0000102ANT00001036NT00001046NT0000104ANT00001056NT0000107ANT00001092NT0000109ANT000010AENT000010B6NT000010D6NT000010F2NT000010FENT0000110ANT0000110ENT0000112ENT00001162NT0000116ANT00001186NT0000118ANT00001196NT000011B2NT000011D2NT000011DENT00001202NT0000120ANT0000120ENT0000121ANT00001246NT0000124ANT00001252NT00001266NT0000126ENT0000127ENT00001282NT0000128ANT000012A6NT000012C6NT000012DENT00001302NT0000133ENT00001362NT00001366NT00001392NT00001396NT0000139ANT000013A6NT000013DANT000013E2NT000013EENT000013FENT00001406NT0000140ENT00001436NT0000143ENT00001442NT00001462NT00001466NT00001472NT0000148ENT000014C2NT000014C6NT000014CENT000014D2NT00001502NT00001506NT0000150ENT00001516NT0000152ENT00001532NT0000153ENT0000154ENT00001552NT0000159ANT000015A6NT000015B2NT000015BANT000015C6NT000015CENT000015DENT000015E2NT0000160ENT00001612NT00001616NT0000161ANT0000161ENT00001622NT0000162ANT0000166ANT0000166ENT00001672NT0000167ANT0000167ENT00001682NT00001686NT0000168ANT0000168ENT00001692NT0000169ANT0000169ENT000016A2NT0000170ANT00001746NT0000174ENT00001756NT0000175ENT00001766NT0000176ANT00001772NT0000177ANT00001782NT0000178ANT00001792NT00001796NT0000179ANT0000179ENT000017A2NT000017A6NT000017AENT000017B6NT000017C2NT000017C6NT000017D2NT000017D6NT000017DANT000017DENT000017E2NT000017E6NT000017EENT000017F6NT000017FANT000017FENT00001802NT00001806NT0000180ANT0000180ENT00001812NT00001816NT0000181ANT0000181ENT00001826NT00001842NT00001846NT0000184ANT0000184ENT00001852NT0000185ANT0000185ENT00001862NT00001866NT00001876NT0000187ANT0000187ENT00001886NT0000188ANT00001892NT00001896NT0000189ANT0000189ENT000018A2NT000018A6NT000018AANT000018AENT000018B2NT000018BANT000018BENT000018C2NT000018C6NT000018CANT000018CENT000018D2NT000020CANT000020CENT000020D2NT000020D6NT000020DANT000020DENT000020E2NT000020E6NT000020EANT000020EENT000020F2NT000020F6NT000020FANT000020FENT00002102NT0000210ANT0000210ENT0000211ANT0000211ENT0000212ANT0000212ENT00002132NT00002136NT0000213ANT00002146NT00002152NT00002156NT0000215ANT0000215ENT00002166NT00002172NT00002176NT0000217ANT0000217ENT00002182NT00002186NT00002192NT0000219ENT000021A2NT000021A6NT000021AANT000021AENT000021B2NT000021BANT000021BENT000021C2NT000021C6NT000021CANT000021CENT000021D2NT000021D6NT000021DANT000021DENT000021E2NT000021E6NT000021EANT000021EENT000021F2NT000021F6NT000021FENT00002202NT00002206NT0000220ENT00002242NT00002246NT0000224ANT0000224ENT00002252NT00002256NT0000225ANT00002266NT0000226ANT0000226ENT00002272NT00002276NT0000227E NT000040C6NT000040F2NT000040FENT000041CENT00004272NT00004276NT000043F2NT00005272NT0000528ENT000054C6NT00005732NT000057BANT0000C942NT0000FF72NT000633FANT000EDA2ANT000EDACENT000EDAD2NT000EDAD6NT000EDADANT000EDAE2NT000EDAF2NT000EDAFANT000EE306NT000EE326NT000EE32ENT000EE34ENT000EE3C2NT000EE452NT000EE456NT000EE48ANT000EE4C6NT000EE4FENT000EE50ANT000EE51ENT000EE52ANT000EE52ENT000EE55ANT000EE57ANT000EE57E NT000084AANT0000B886NT0000CA12NT0000CC62NT0000D52ANT0000D99ANT0000DDA2NT0000DFAANT0000E20ANT0000E8EENT0000EEB6NT0000F92ANT000252BANT00091BB2NT001FBD5ENT0021699ANT0021947ENT0021F842NT00220B3ANT002238FENT00228BC6 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